Zur Einführung: Diese kleine Serie bezieht sich auf das Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege" bzw "Getting things done" von David Allen.
deutsch:
http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3492240607/carpe
englisch:
http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/0142000280/carpe
Das System selbt wird hier nicht mehr referiert, dazu gibt es genügend Ressourchen im Netz, die man (so sie englisch sind) in der Regel findet, wenn man in der Suchmaschine seiner Wahl nach 'gtd' sucht.
Referiert werden hier eher Tipps zur Umsetzung mit verschiedenen Medien (Palm Organizer, Papier, Online-Tools).
I. GTD mit dem Palm
Ich selbst nutze auf dem Palm 2 Applikationen um meine Listen zu organisieren.
a) Das Programm 'Life Balance', das es für den Palm und als Win/Mac-Desktopapplikation gibt - das werde ich später behandeln
b) die Palm-Todoliste
Und natürlich den Kalender, den ich so nutze wie Allen es vorschlägt: ausschließlich für Termine.
Die Palm Notizen nutze ich dafür immer weniger, ich hab eine Zeit lang mit einem Wiki experimentiert, dessen Reste noch auf dem Palm liegen, aber das ist auf einem Handheld nicht so prickelnd. Andere mögen das anders empfinden und benutzen.
Ich bin durchaus noch dabei, das Palm-Umfeld zu optimieren, was also hier beschrieben wird, mag nicht der weisheit letzer Schluss sein, auch nicht für mich.
Gleichzeitig versuche ich, neben allen auch bestimmte Aspekte aus dem Buch 'balance your life' von Tiki Küstenmacher (oder war es Seiwert? ;-)) umzusetzen. Aber eigentlich nur dessen Grundidee, nähmlich den Ausgleich zwischen den Bereichen: Arbeit, Soziales, Geist und Körper.
Zum Setup der Todoliste:
Sie enthält noch einige 'Residuen' des alten Systems, as ich sie nicht nur als Todoliste sndern sozusagen als Merkzettel-Ersatz genutzt habe, d.h. es stehen auch Dinge drin, die eigentlich in die Notizen oder gar ins Adressbuch gehören, an die ich aber erinnert werden wollte bzw. die ich priorisieren wollte.
Sie hat aktuell folgende Rubriken
.action
(was ich
heute erledigen muss oder sollte, was aber nicht in den Kalender gehört bzw. Infos, die ich heute brauche, wie z.B. die Kopierernummer an der Uni, die ich nur 1 Tag die Woche brauche oder bei welcher Lektion ich mit welcher Lerngruppe stehen geblieben war)
.do
('Vorratsliste' an Todos, die in die Actionliste umgesetzt werden, ansonsten ist das hier die Palm-Next-Action-Liste)
.namemeinerfrau
(eine Agendaliste, was zu besprechen ist, meist abends, wenn die obigen Tasks schon abgeräumt sind; dann steht das hier oben.)
.travel
(Check- und Packlisten wenn ich wegfahre, die haben nur den Abreisetermin als Prio und dient dann wieder am ankunfstag als Auspackliste, damit alles wieder ist, wo es hingehört. Hier habe ich in 'Life Balance' ein 2. System gebaut, was den Vorteil hat, dass dann der entsprechende Aufwand 'verbucht' wird. Dazu dann.)
.projekte
(Die 'project list' alle projekte haben keinen Termin und haben Prio 1( NA definieren) oder 2 (NAs stehen fest). ber der review werden alle Projekte ohne NA zu Prio 1.)
.someday
(Die 'someday maybe' list, alle ohne Termin, prio egal.)
.waiting4
(Die Liste alles Delegierten oder aller Dinge, bei denen ich auf Antwort warte, ggf. mit Termin, so dass sie turnumsmäßig sichtbar werden. also sozusagen als w4-Wiedervorlage)
.anm
(steht für "akquise, networking, marketing" - someday maybe tasks hierfür, manchmal auch als Wiedervorlage mit Termin, wenn ich einen Kunden zu einer bestimmten Zeit wieder nachfragend kontaktieren will oder soll)
body+health
(Gesundheitstasks)
geist+kultur
(entsprechendes, oft auch Bücher, an die ich erinnert werden will)
orga
(Wiedervorlage Orga-Tasks, an sich auch GTD-Aufgaben, Organsiatorisches mache ich lieber Nachmittags, insofern ist das auch eine Kontextliste)
social
(Tasks im Kontext Freunde, Familie, Vereine etc., Kontextliste für 'Freizeit')
work
(ja, ehm ;), =Kontextliste für 'Büro')
.someday
ethält zudem einige Listen, deren Name ich mit @ beginnen lasse, was den Vorteil hat, dass man sowohl nach "@" suchen kann wie auch nach dem Namen:
@bücher (was ich kaufen bzw mir wünschen will)
@bücher kreatives schreiben (eher als Informationsbasis)
@filme (angucken! ausleihen!)
@e-books (runterladen für den Palm, meist Klassiker ;) )
@a-books (Audiobooks fürs Auto)
@investitionen (Kaufen fürs Büro, langfristig)
@shopping (kaufen)
@town (Besorgungen)
@ausflug (Ausflugsideen Family)
@read (dahin sollen die Bücher aus der Geist-Liste hinwandern ;) )
Anruflisten verwalte ich als NA-Liste in Life Balance, wo ich die meisten eher kontextsensitiven Aufgaben untergebracht habe.
An sich stehen alle Sachen, die 'next actions' sind auf Prio 1. Prio 2 wird bei der Review durchgesehen und ggf. angepasst, wenn die Aktion jetzt auf die NA-Liste soll. (Prio 2 ist also an sich auch Wiedervorlage bzw. 'zukünftige' aktionen, also eher Zeitsequenz als Prio, dei ja bei Allen eine eher marginale Rolle spielt.)
An welchem Arbeitsbereich ich grade was mache, wird z.T. durch 'Life Balance' gsteuert, bei dem dann Tasks liegen, die x-mal per Tag oder pro Woche oder Monat anfallen und 'dirigieren', dass alle Arbeitsbereiche unabhängig von meinem Lust-Level mal drankommen. Da steht dann (in meiner Kurzschrift sozsuagen:): "work task aus dem segment 'journalist' machen" oder 'akquisetatsk zeitung x!' Wenn man dieses Verteilugsproblem nicht hat, kann man an sich auch die Palm-Todo-Liste sehr schön als NA-Listensystem verwenden, ganz papierfrei und immer dabei.
In der Tat bewege ich mich ohne meinen Palm nicht. Er liegt nachts neben dem Bett, lädt und dient als Wecker (und die e-Books darauf sind Lesestoff bei Schlaflosigkeit) und ggf. mache ich, wenn ich noch (oder schon) Lust habe, die Tagesplanung für den nächsten Tag oder Review oder definiere NAs o.ä.
Der Trick ist, die eigentliche Actionliste realtiv kurz zu halten, so dass kaum was für den Folgetag übrig blebt.
Solange man weiß, dass dort alles wichtige draufsteht, kann man andere Tasks mit Terminen getrost ignorieren und, wenn sie 'overdue' sind, einfach auf den heutigen oder morgigen Tag setzen. ggf, kann man sich ja an notwendige Listenanpassungen wiederum im kalender erinnern lassen. oder auf der Actionliste. ("xy vorbereiten, task prio anpassen!" ein paar Tage vorher - das sollte hinhauen.) Prio 2-Termine sind ebenfalls eher 'someday maybe'-Aufgaben höherer Ordnung und können auch einmal eine Woche in die Zukunft wandern. Oder gar mehrmals.
Dieses System funktioniert momentan besser als meine früheren Systeme, bei denen ich täglich schauen musste, ob nicht bei den unerledigten Aufgaben noch etwas Wichtiges herumlag.
Sobald eine Aufgabe erledigt ist, fliegt sie raus oder die nächste Aktion im Projekt wandert an ihre Stelle. Manchmal ist ein Eintrag auch eine kleine Aktionssequenz, so dass ich nur 1-2 Zeilen löschen muss und die nächste Aktion steht jetzt oben.
