OliverG [das archiv von 'typo']

- auf Deutsch bei: http://typo.twoday.net/stories/931641/ -



After listening to 'Getting Things Done' by David Allen (Amazon US) on tape in my car I am now also reading it - something I recommend.

I kept asking myself how to get hold of the Manila folders which Allen mentions - you can't get them in Germany. I also remember chatting with Ralf Graf who also complained about this fact. Allen also mentions you should not save scribble paper that has been printed on one side.

One morning while in bed I wondered if I could use all my old scribble paper to make folders.

The first design was composed of 2 A4 sheets kept together with far too much Scotch tape. This was awkward and slow and not stable enough.

The version in the flickr-set hipster folders is Model 3 (or 5) from the series ' 3 sheets and 3 staples'.
The flickr-set also has a description in English.

You need:
- 3 sheets of A4 paper - or any other size. 2 of the sheets should have 1 unprinted side.
- 2 hands
- 1 stapler with staples
- less that 1 minute per folder

0)


Take 2 sheets of A4 paper. Any other size will work, too.
At least one of the sides of these two sheets should have no printing on it. This side goes to the outside.

1)


Fold them so that they form an A5 sheet and position the ' broad opening' upwards.
This will be the base of our folder and we use 2 sheets for stability.

2)


Now add the 3rd sheet and fold it lengthwise. Opening to the right, unprinted side outside.

3)-4)
This is just for illustration. - The three leaves are joined to form an L.
'Manually' you can just insert the 'lenghty' sheet to the 'fat rectangle' bit so that both flaps of the lengthy bit are 'between' the flaps of the 'fat rectangle'.





5) +6)
Now we have an L with both the upper and outer rims of the 'fat rectangle' on the outside. We need to add stability now.

My first attempts were with Scotch tape but I found the production process too slow and awkward. Your mileage may vary.



Apply a staple to both sides at the inner angle of the L.
This is the thing that gives eveything stablity.



7)
Apply another staple on the outer left rim. Try to catch both 'flapping' ends. Alternativley you can apply Scotch tape.



8)+ 9) Fold the edges of the 'tip' of the L.
Use your fingernails to give the creases a clear cut edge. At about 1/3 of the height of the L-bar.
This prevents inserted material from getting caught between the sheets.




10)


Finished

You can now write on the outside what you wanna use the folder for.

'to read'

Numbers from 1-31 and months from January to December for our tickler file.

Project names.

I punched holes in some of my folders so that I can file them in a binder (if their contents also are punched) or attach a binder clip to them.

I also made an experimental folder that is closed on the lower right side, but that design needs more refinement.

I'd be glad if you give me feedback on how you use the folders and maybe on how you make them differently. This is my third or fifth version of the folder and I imagine it will not be the last one. I'll keep you posted.

English also is not my native language. If there is anything amiss with sentences or terminology: Pease point it out :-)

For all you left-handers it might make sense to do it the other way round. Please give feedback ;)

My thoughts were:
* I don't want to throw away so much paper (which I printed on by accident).
* I want the folders to be cheap so that I don't hesitate to scribble on them or actually open an new one.
* If I don't have a folder I want to be able to produce one quickly - if need be also from unused paper.
* The material should be available everywhere.
* It has to be a quick process. It takes me 45 seconds or less to make a folder - time I can use to figure aout a next action... If you do 5 or 10 folders at a time (while your computer boots or while you are on hold at the phone - you might be even quicker.

I might even make a folder on the spot if I need one.

I store my folders in a stand-up box so that I can see when I need to make new ones. When I clean out odd collections of paper I set stacks of single-side printed paper aside for my folder-paper-stack.

Thanks to Ralf Graf / das-netzbuch.de for beta testing this while we were on a chat this morning. His positive reaction prmted me to go ahead and publish this now. I hope for some suggestions for improvement from y'all.

Again: All feedback is welcome.

- English version at: http://typo.twoday.net/stories/931987/ - you can also find an English description of the design in the flickr set hipster folders -

---

Nachdem ich 'Getting Things Done' von David Allen zuerst als Tape im Auto gehört habe, bin ich gerade dabei es auch noch zu lesen (, was ich empfehle).

Dabei fragte ich michh immer mal wieder, wie man an die Mappen kommt, die er erwähnt und erinnerte mich an einen Chat mit Ralf Graf, in dem er beklagte, es gäbe in Deutschland keine "Manila folder". Zudem erwähnte Allen, man solle kein Altpapier für Notizen aufheben.

Eines Morgens im Bett habe ich dann überlegt, ob ich aus den ganzen einseitig (oft versehentlich) bedruckten Blättern, dei ich als Schmierpapier aufhebe, nicht Mappen machen könnte.

Das erste Design bestand aus zwei A4-Blättern und wurde mit Klebefilm zusammengehalten. Das war umständlich und nicht stabil genug.

Das nun im Flickr-Set hipster folders beschriebene Modell ist das Modell 3 (oder 5) aus der Baureihe '3 Blätter und 3 Heftklammern'.

Dort ist die Bastelei auf Englisch beschrieben.

Schritt für Schritt hier auch auf deutsch:

Man braucht:
- drei Blätter A4, mindestens zwei der Blätter sollten nur einseitig bedruckt sein.
- 2 Hände
- 1 Tacker mit Klammern
- unter einer Minute Zeit pro Mappe

0)


Man nehme zunächst zwei A4 Blätter. Mindestens eine Blattseite eines der Blätter sollte unbedruckt sein.

1)


Auf A5 falten mit der breiten, offenen Seite nach oben. Dies wird die Basis der Mappe und gibt der Sache Stehvermögen.

2)


Das dritte Blatt wird längs mit der unbedruckten Seite nach außen gefaltet. Öffnung nach links.

3)-4)
Die drei Blätter werden zu einem L zusammengeschoben, so, dass die Laschen des 'langen' Blattes innerhalb der beiden Laschen der jeweiligen 'Querblätter' zu liegen kommen. (Auf diese Weise hat man weder außen noch innen einen Fledder-Punkt, an dem das schmale Blatt zerreißen kann. Das Querblatt ist nicht so gefährdet.)

Diese beiden Bilder dienen lediglich der Illustration, wie die drei Blätter ineinander geschoben sind. Wenn man es das erste Mal so gemacht hat, kann man das später eleganter hinkriegen.





5) +6)
So, jetzt haben wir ein L. Und brauchen etwas Stabilität.



Die bekommen wir durch zwei Heftklammern im inneren Winkel des L - vorne und hinten.


7)
Und durch eine Klammer rechts außen - mit der wir versuchen alle drei Schichten zu durchtackern.



8)+ 9) Damit man nun beim Einschieben von Papier nicht zwischen die Schichten des unteren Blocks gerät, knickt man die Ecken des L-Querbalkens oben etwas ein. Etwa in 1/3 der Balkenhöhe. Das verhindert auch das Fleddern dieser Kante.


Schöne glatte Kanten mit den Fingernägeln machen:


10)
Fertich.


Schwer zu sagen aber: Für Linkshänder ist es wahrscheinlich zweckmäßig, die Mappe 'andersrum' zu bauen. (Bitte Feedback ;) )

Ich hab gerade auch eine Variante gebaut, die unten rechts noch geschlossen ist. An der muss aber noch gearbeitet werden.

Meine Überlegungen waren:
* Ich will nicht soviel Papier wegwerfen.
* Ich möchte auf den Mappen auch rumschreiben können, mit egal was. (Also nicht nur mit Bleistift.)
* Sie sollen billig sein. Damit man keine Hemmungen hat, schnell eine anzulegen.
* Wenn ich keine da habe, will ich schnell eine basteln können. (Notfalls halt mit 'neuem' Papier.)
* Das Material sollte in jedem Büro vorhanden sein.
* Es muss fix gehen, so ein Ding zu machen. ich hab noch nicht gestoppt, das mach ich jetzt mal. ... Naja, 45 Sekunden. Ich war aber auch schon schneller. Vor allem wenn man 5 oder 10 Mappen auf einmal macht wird man recht fix.

Am Rande:

Ich mache Mappen oft, wenn der Rechner bootet, wenn ich auf etwas warte, wenn ich weiß, dass ich in zwei Minuten weg muss. Also zu einer Zeit, wo ich eh nix anderes mache. Und ich mache eventuell auch schnell eine, wenn ich was ablegen muss und eben ne Mappe brauche. Derweil kann ich schon über die 'Next Action' für das abzulegende Projekt nachdenken.

Ich hab mir gleich eine Stehbox reserviert, in die ich die leeren Mappen reintue. Dann seh ich auch, ob ich wieder welche machen muss. Und wenn ich Papiernester aufräume kommen größere Mengen einseitig bedrucktes Papier gleich auf den 'Mappenpapierstapel'.

An dieser Stelle noch einen Dank an Ralf Graf von das-netzbuch.de der mir heute Vormittag als Versuchskaninchen für das Design im Chat zur Verfügung stand. Seine positive Rückmeldung hat mich motiviert, das Design so schon online zu stellen und der Verbesserungsvorschläge zu harren, die die Netzgemeinde so auftischt.

Also: Feedback willkommen.